Dokümanda Kataloglama Ve Saklama Nedir?

Dokümanda Kataloglama Ve Saklama Nedir?

Yerel Ve Geniş Alan Destekleri Nedir?

Kataloglama ve saklama işlemleri doküman yönetimi anlayışının temeli olmaktadır ve dokümanların da içeriklerine hızı şekillerde erişime hazır bir hale getirmek olarak bilinmektedir. Doküman yönetim sistemleri ve içerisinde yer alan bütün belgeleri bir kütüphane olarak düşünülürse eğer, kataloglama, kitap kiralarken arama yapılan kartotekslere yazılan özet bilgiler olmaktadır. Bunlara ise genellikle profil bilgileri adı verilmektedir ve profil bilgilerine de genellikle dokümanlara en çabuk ulaşmasını sağlayacak olan bilgileri olmaktadır. Bu bilgiler ise konu dokümanları yaratan tarih, başlık açıklama vb. bilgilerdir. Ağ destekleri özellikle de tek noktadan yönetimleri kolaylaştırmak ve ister bir ofiste istenilirse de dünyaya yayılmış olan organizasyonlarda bütün kullanıcılara farkında olunmaksızın belgelere ulaşım sağlaması açısından vazgeçilmez bir unsur olarak kullanımlar sağlanmaktadır. Gelişmiş olan bir doküman yönetimi sistemlerine geniş alanlarda kullanım söz konusu olduğundan dolayı sıklıkla kullanılan dokümanların yerel kopyalarını hazırlayarak hızlı ve verimli çalışmasını sağlamaktadır. 

Belgelere Erişim Ve Erişilmezlik Güvenlikleri Nedir?

Kurumlardaki her birim, bütün belgelere istedikleri zamanlara ulaşmaktadır bu noktada ise elektronik doküman yönetimi sistemleri de kullanıcılarına kurumlarında ki hiyearşik yetkilendirmeye dayalı erişim kurallarını arşivlere uygulamada oldukça etkili bir sistem olmaktadır. Her bir doküman için kullanılan, departman, grup ya da rol bazlarında yetkiler verilmektedir. Bu yetkilendirme belgeleri ise görüntülenme, değiştirme, yaratma, onaylama şekillerinde de olabilmektedir. 

Yorum Yazın